Toma de inventario de fin de año en la clínica veterinaria: guía para el 31 de diciembre

Diciembre es el mes en que la clínica atiende vacaciones, fuegos artificiales y viajes, y además debe cerrar el año contable. Uno de los pasos que más se posterga es la toma de inventario físico: contar lo que realmente hay en bodega, farmacia y pabellón y compararlo con el sistema. Bien hecha, no solo cumple con el contador; también revela pérdidas, vencidos y compras mal planificadas.

Por qué se hace al 31 de diciembre

El Servicio de Impuestos Internos indica en sus preguntas frecuentes que no es obligatorio levantar inventarios de existencias cada fin de mes, porque, como regla general, se determinan al 31 de diciembre de cada año. Ese inventario final alimenta el balance y la declaración anual de renta, y su forma de registro y valorización depende del régimen tributario de tu clínica. Si estás en el régimen Pro Pyme o en el general, revisa los detalles con tu contador y con nuestra guía sobre el régimen Pro Pyme para clínicas veterinarias.

Más allá de lo tributario, el conteo anual es la única forma de saber si el stock del sistema coincide con lo que hay en los estantes.

Antes del conteo: planificación

• Fija fecha y horario: el último día hábil del año, idealmente con la clínica cerrada o con atención mínima, para que no haya movimientos mientras se cuenta.
• Corta movimientos pendientes: ingresa todas las facturas de compra recibidas, registra las ventas del día y los consumos de pabellón y hospitalización antes de partir.
• Ordena por zonas: bodega, farmacia, vitrina de venta, pabellón, hospitalización, laboratorio, refrigeradores y peluquería. Cada zona con su responsable.
• Imprime o exporta listados sin cantidades: el conteo «ciego» evita que el equipo anote lo que dice el sistema en vez de lo que ve.
• Trabaja en parejas: uno cuenta y otro anota; en ítems de alto valor, una segunda pareja recuenta.

Durante el conteo: los puntos críticos

• Productos multidosis: frascos de anestésicos, antibióticos inyectables o vacunas abiertas se registran en la unidad que maneje tu sistema (frasco, ml o dosis). Define la regla antes de partir y aplícala igual en todas las zonas.
• Cadena de frío: cuenta vacunas e insulinas rápido y con la puerta del refrigerador abierta el menor tiempo posible; revisa de paso el registro de temperatura, como explicamos en cadena de frío de vacunas.
• Fármacos controlados: el conteo debe cuadrar con el libro de control de cada producto. Cualquier diferencia se investiga de inmediato; revisa los requisitos en fármacos controlados en la clínica.
• Vencidos y por vencer: separa lo vencido en una caja rotulada y anota lo que vence en los próximos tres meses para priorizar su uso.
• Insumos sin código: gasas, jeringas o suturas sueltas también son stock; cuéntalos por caja o paquete.

Después del conteo: conciliar y ajustar

Compara el conteo físico con el sistema y clasifica las diferencias:

• Errores de registro: consumos de pabellón que no se descargaron, ventas sin rebaja de stock o compras ingresadas dos veces.
• Mermas: productos rotos, vencidos o dañados. Documenta las bajas con un acta y fotos; el tratamiento tributario de esas pérdidas debes revisarlo con tu contador.
• Faltantes sin explicación: si se concentran en productos pequeños de alto valor, revisa accesos y procedimientos.

Luego registra los ajustes de inventario con su motivo, para que el stock de enero parta del dato real. Los productos vencidos y residuos farmacéuticos se eliminan según la normativa de residuos REAS, nunca a la basura común.

Valorización: cuánto vale lo que tienes

El inventario final se valoriza a costo de adquisición, con un método de costeo consistente año a año (por ejemplo, costo promedio ponderado o primero en entrar, primero en salir). Lo importante en la operación es que cada compra quede ingresada con su costo real, incluidos los fletes cuando corresponda. Un reporte de inventario valorizado que salga directo del sistema le ahorra al contador horas de planillas.

Lo que el inventario te enseña para 2027

• Exactitud del inventario: porcentaje de ítems cuyo conteo coincidió con el sistema. Es un buen indicador de gestión para seguir año a año.
• Productos de baja rotación: lo que lleva meses sin moverse es capital inmovilizado; ajusta mínimos y máximos en tu política de compras.
• Pérdidas por vencimiento: súmalas y úsalas como meta de reducción en el presupuesto anual 2027.
• Conteos cíclicos: contar cada mes una categoría (por ejemplo, controlados y vacunas) hace que el cierre de diciembre sea un trámite y no una maratón.

Si el stock se descuenta solo cuando se usa un insumo en pabellón, hospitalización o laboratorio, las diferencias disminuyen mucho. Es la lógica del módulo de administración e inventario de Wirevet, que complementa lo que explicamos en gestión de inventario veterinario.

Preguntas frecuentes

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